POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE LA SGO
(Version du 10 octobre 2023)
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la politique) est composée des éléments suivants :
1. objectifs de la politique;
2. entrée en vigueur;
3. consentement;
4. objectifs de la cueillette de renseignements;
5. renseignements personnels recueillis;
6. sécurité des renseignements personnels;
7. modalités d’accès et de contrôle touchant les renseignements personnels;
8. communication des renseignements personnels et engagement de non-diffusion;
9. conservation des renseignements personnels;
10. modification de la politique;
11. demandes d’information ou plaintes.
1. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
La SGO considère que le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont des valeurs essentielles et c’est pourquoi, par la présente politique, elle entend les protéger conformément aux lois en vigueur.
Afin d’assurer cette protection, la SGO s’engage à ne recueillir, utiliser ou communiquer une information permettant d’identifier un de ses membres ou de ses clients que lorsque ce dernier y aura consenti, sauf si elle est tenue de le faire en vertu de la loi.
La politique a aussi pour objectif d’informer ses membres et ses clients des raisons pour lesquelles la SGO, ou toute personne agissant en son nom, recueille et utilise leurs renseignements personnels.
Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements qui permettent d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.
2. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur le 10 octobre 2023 et remplace la version précédente datée du 11 avril 2023.
3. CONSENTEMENT
La SGO s’engage à obtenir le consentement d’un individu avant de recueillir des renseignements personnels le concernant. Ce consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni par la personne en cause ou par son représentant.
La SGO privilégie l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou de l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication, ou de communiquer un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question, est considéré comme un consentement implicite à la cueillette d’informations contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, la SGO tient compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.
Si la SGO souhaite utiliser ces renseignements personnels à une nouvelle fin, elle en décrira l’utilisation prévue et demandera à nouveau le consentement de la personne concernée.
Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. La SGO s’engage à ne jamais communiquer ce type de renseignements autrement qu’en conformité avec la présente politique, sauf elle est tenue de le faire en vertu de la loi.
4. OBJECTIFS DE LA CUEILLETTE DE RENSEIGNEMENTS
Les renseignements recueillis le sont conformément aux finalités et aux objectifs fixés dans la présente politique.
Voici certains des motifs pour lesquels la SGO recueille des renseignements personnels :
– pour tenir à jour l’ensemble de ses dossiers;
– pour améliorer ses produits et services;
– pour expédier différents documents à ses membres ou à ses clients, comme des courriels ou L’Outaouais généalogique, en utilisant leur adresse électronique ou postale;
– pour procéder au renouvellement des adhésions.
5. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS
La SGO peut recueillir des renseignements personnels sous diverses formes mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui ont été divulguées à ses membres et à ses clients, comme décrit dans la présente politique, ou lorsqu’elle est tenue de le faire en vertu de la loi. Le plus souvent, les renseignements recueillis sont utilisés pour l’adhésion des membres ou l’inscription de ses membres ou de ses clients à une activité et des achats.
Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre la SGO et ses membres. C’est pourquoi celle-ci se doit en priorité de les informer de la nature des renseignements personnels qu’elle utilise.
La SGO protège tous les renseignements personnels recueillis. Parmi eux, elle accorde une attention particulière aux renseignements suivants :
Nom et coordonnées. Prénom et nom de famille, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec ses membres ou avec ses clients.
Paiement et historique de compte. Données sur les articles qui sont achetés et les activités associées au compte.
6. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La SGO accorde la plus grande importance à la sécurité des renseignements personnels de ses membres et de ses clients et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit dans la présente politique. En conséquence, elle a pris différentes mesures afin de prévenir toute divulgation de cette information ou tout accès non autorisé aux renseignements personnels de ses membres et de ses clients.
D’abord, la SGO veille à ce que l’accès aux renseignements personnels de ses membres et de ses clients soit limité aux seules personnes qui ont besoin de cette information dans le cadre de leurs fonctions.
De plus, la SGO exige de tous ses bénévoles qui ont accès à des renseignements personnels, membres ou non de la Société, qu’ils s’engagent par écrit à respecter et à protéger les données personnelles de ses membres et de ses clients (annexe A).
Le conseil d’administration maintient la liste des fonctions visées par la présente politique (annexe B).
Par ailleurs, la SGO confie la gestion de ses données informatisées à des compagnies spécialisées ayant une bonne réputation dans ce domaine. S’il advenait un manquement à ce niveau, la SGO prendrait les mesures appropriées.
7. MODALITÉS D’ACCÈS ET DE CONTRÔLE TOUCHANT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La SGO s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Les membres ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels afin de les vérifier et de demander des corrections si ces derniers sont inexacts. Si un membre croit que ses renseignements personnels sont inexacts, il peut lui-même apporter des modifications à partir de son profil.
À la demande du membre, la SGO pourra procéder aux modifications nécessaires. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut qu’elle doive d’abord vérifier son identité.
8. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET ENGAGEMENT DE NON-DIFFUSION
La SGO ne communique des renseignements personnels à aucune tierce partie, à l’exception de ses fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées dans la présente politique. Dans ces cas, la SGO le fera avec le consentement des personnes concernées.
La SGO s’engage à ne pas vendre, donner, distribuer, louer ni diffuser les renseignements personnels de ses membres et de ses clients, sauf si elle est tenue de le faire en vertu de la loi.
9. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La SGO conserve en permanence les renseignements personnels qu’elle recueille auprès de ses membres, aussi bien pour sa gestion courante que pour ses archives. Les données relatives à d’anciens membres sont traitées selon les mêmes règles que les données des membres actifs. Quant aux renseignements qu’elle recueille auprès de ses clients, elle les conserve pendant un an, en cas de besoin, après quoi elle les détruit.
À noter que la SGO n’a jamais accès aux numéros de cartes de crédit de ses membres ou de ses clients, car les transactions sont traitées par une société spécialisée en traitement de paiement en ligne.
10. MODIFICATION DE LA POLITIQUE
La SGO pourra de temps à autre apporter des modifications à la présente Politique de protection des renseignements personnels. Toute diminution des droits de ses membres dans le cadre de la présente politique ne saurait être appliquée sans leur consentement explicite. La SGO indique toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, un avis sera mis en évidence sur le site web de la SGO.
11. DEMANDES D’INFORMATION OU PLAINTES
Pour toute question touchant cette politique ou pour toute plainte relative à la protection des renseignements personnels, les intéressés pourront communiquer avec la personne responsable de veiller à son application :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Société de généalogie de l’Outaouais
855, boul. de la Gappe, Gatineau, J8T 8H9
Téléphone : 819-243-0888
Courriel : sgo@genealogieoutaouais.com
Résolution 528-CA03 du conseil d’administration, adoptée le 10 octobre 2023.
Entrée en vigueur le 10 octobre 2023.
Remplace la Politique de confidentialité adoptée par résolution du conseil, le 11 avril 2023.
ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ
APPLICABLE AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS AUXQUELS LE SIGNATAIRE A ACCÈS DANS L’EXERCICE DE SES FONCTIONS À LA SOCIÉTÉ DE GÉNÉALOGIE DE L’OUTAOUAIS
Attendu que la Société de généalogie de l’Outaouais est tenue, en vertu de sa Politique de protection des renseignements personnels, d’assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille et détient;
attendu que, dans le cadre de mes fonctions, je peux avoir accès à de tels renseignements.
Je, ______________________________________________________ (no _____________),
(Prénom, nom)
m’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels auxquels j’aurai accès dans l’exercice de mes fonctions.
Adresse (non-membres seulement) : ______________________________________________
____________________________________________________________________________
Signature : ___________________________________________________________________
Date : _______________________________________________________________________
Réservé à l’administration :
Reçu par : ___________________________________________________________________
Signature : ___________________________________________________________________